Wirklich Papier-lose Büros via DMS-Software realisieren
Redaktion Macnotes, den 27. Juni 2016
Dokumente von A nach B bringen kostet Zeit und stört meist den effektiven Arbeitsfluss. Akten und Dokumente ordentlich und korrekt sortieren oder mit notwendigen Notizen versehen ist Arbeitsaufwand, den man auch anderweitig nutzen könnte. Meist werden diese Notizen nicht von den Kollegen verstanden, wenn die jeweilige Akte weitergereicht wird, egal ob es an der Schrift oder dem fehlenden Kontext liegt. In den meisten Büros wird der Umweg über das Ausdrucken von Dokumenten gegangen, um sie somit vermeintlich schneller bearbeiten zu können, doch dadurch wird aus dem so oft gepredigten „papierlosen Büro“ nicht selten das genaue Gegenteil.
Schnell lagern sich Dokumente in Ablagestapeln und werden dadurch stark verzögert bearbeitet oder im schlimmsten Fall vergessen und die Notizzettel zu den Dokumenten gehen durch Transport oder beim Bearbeiten anderer Dokumente verloren. Das Ganze führt schnell zu Problemen und bremst den Arbeitsfluss erheblich. Doch wie kann etwas dagegen tun?
Abhilfe schaffen durch spezielle DMS-Software
Eine Dokumentenmanagement-System-Software (kurz DMS-Software) kann erheblich dabei helfen, lästige Laufwege mit ausgedruckten Dokumenten zu sparen. Auch ungenaue Notizen zu unveränderbaren digitalen Dokumenten wie zum Beispiel PDFs können dadurch meist schnell und einfach angelegt werden. Denn Dokumente durchwandern sehr oft zahlreiche Bearbeitungsschritte bis zum finalen Zustand, der immer wieder zur Revision herangezogen werden und archiviert werden kann.
Daraus ergibt sich natürlich, dass Dokumente durch die Hände verschiedener Mitarbeiter wandern, die diese oftmals unterschiedlich interprätieren. Mithilfe einer guten DMS-Software lassen sich solche Vorgänge erheblich vereinfachen und abkürzen, ohne lästige Ausdrucke zu machen, die viel Zeit in Anspruch nehmen und bei fast jeder Änderung einen erneuten Ausdruck erforden, um sie auch vorlegen zu können.
Allein dadurch kann im erheblichen Umfang Zeit gespart werden. Natürlich sinkt durch die schnelleren Arbeitswege auch die Fehleranfälligkeit, was dem schnellen Vorankommen mit vielen Dokumenten sehr entgegenkommt. Gute DMS Software erleichtert es zudem, auch ordentliche Archive anlegen zu können und im Zweifel auf einen früheren Zustand eines Dokuments zurückgreifen zu können, falls sich die Bearbeitung in ein ungünstige Richtung entwickelt hat. Die Versionierung der Dokumente macht es möglich! Dies spart langwieriges Zurückrudern zum alten Zustand des Dokumentes.
Moderne Software verbindet
Viele Unternehmen besitzen mehrere Standorte und DMS-Software kann, wenn sie im gesamten Unternehmen eingesetzt wird, für schnelleren Austausch von Dokumenten über räumliche Grenzen hinweg sorgen. Zum Beispiel bei Dokumenten für die der Standort unerheblich ist oder wo der / die Bearbeitenden zwischen verschiedenen Wirkungsorten hin und her reisen müssen, lässt sich mit einer einheitlichen Software schnell auch unterwegs auf die benötigten Akten und Dokumente zurückgreifen. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter im Außendienst schnell auf selten benötigte Vorlagen zurückgreifen, ohne den Interessenten warten lassen zu müssen und kann dann meist Vorort noch die Schritte zum Vertrag in die Wege leiten. Natürlich muss nicht jeder Mitarbeiter alle Dokumente sehen, dabei hilft eine DMS-Software natürlich auch, in dem für die jeweiligen Dokumente oder sogar ganze Kategorien sehr schnell bestimmte Rechte zugewiesen werden können.