webPDF: Leistungsstarkes Archivierungstool für Unternehmen
Marco Jahn, den 20. Mai 2016
Datenarchivierung ist so eine Sache. Gerade in Unternehmen kann es aber von äußerster Dringlichkeit sein, alle Dokumente greifbar zu haben. Entsprechend sollte man sich eine Archivierungsstrategie ausdenken. Eine solche bietet webPDF an.
Was bietet webPDF
Das PDF-Format ist mittlerweile kein Hexenwerk mehr. Der Mac kann es von sich aus und auch unter Windows ist die Ausgabe als PDF mittlerweile kein Problem mehr. OpenOffice bzw. LibreOffice beherrschen das schon lange und sogar Microsoft Office ist mittlerweile in der Lage, PDF-Dateien zu erstellen.
Aber es geht webPDF gar nicht darum, einfach nur PDF-Dateien zu erzeugen, auch wenn das natürlich eines der Features ist. Viel mehr unterstützt webPDF auch die ganzen unbekannteren Funktionen des PDF-Formats. Mit webPDF kann man beispielsweise E-Mails rechtssicher archivieren. Außerdem können Grafiken, gescannte und gefaxte Dokumente durchsuchbar gemacht werden dank OCR-Technologien. Schließlich können auch Signaturen und Zeitstempel erstellt werden. Somit kann man zu jedem Zeitpunkt nachweisen, dass die PDF-Datei echt ist und nicht verändert wurde. Das schafft rechtssicherheit.
Vorteile von webPDF
webPDF wurde entwickelt, mit dem Ziel, möglichst flexibel in Unternehmen eingebunden zu werden. Nicht die bestehenden Programme müssen angepasst, sondern lediglich ein Server mit webPDF aufgesetzt werden. Dieser bietet seine Dienste dann Web-basiert an und kann von allen Teilnehmern im Netzwerk genutzt werden. webPDF kann aus über 100 Datenformaten eine PDF erstellen.
Das ist gerade dann von unschätzbarem Vorteil, wenn schon diverse andere Programme verschiedener Hersteller zum Einsatz kommen, die ihre Ausgaben mitunter nicht untereinander einlesen können. Denn PDF ist ein Dateiformat, das vor allem portabel ist. Es ist also egal, auf welcher Plattform die Datei erstellt oder betrachtet wird, die Darstellung ist immer vorgegeben. Durch den offenen Standard ist das Format auch zukunftssicher und sicher vor dem „digitalen Vergessen“, weshalb es sich gut zur Archivierung eignet.
Das wissen vor allem Unternehmen zu schätzen, die Vorgänge archivieren müssen und in der Lage sein müssen, sie lückenlos zu dokumentieren.